Trendyol’da e-fatura nasıl kesilir ve yüklenir?

Trendyol’dan alışveriş yaptıysanız

Bu rehber satıcılar içindir. Alıcıysanız faturanız satıcı tarafından düzenlenir; e-arşiv faturalar müşteriye e-posta ile iletilir ve entegrasyonla gönderilen fatura linkleri Trendyol tarafından müşteriye ulaştırılır.

Trendyol’da fatura kesmek ve yüklemek neden zorunlu?

Trendyol Satıcı Bilgi Merkezi’ne göre satıcılar, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu başta olmak üzere ilgili mevzuat uyarınca fatura ya da fatura yerine geçen belge düzenlemek ve bu belgeleri Trendyol’un sunduğu alanlardan yüklemekle yükümlüdür. Dayanak, Elektronik Ticaret Aracı Hizmet Sağlayıcı Yönetmeliği’nin 5. maddesinin 6. fıkrasıdır ve yürürlük tarihi 1 Ocak 2023’tür.

Faturayı kargo paketine koymak yeterli değildir; panele de yüklenmesi gerekir. Süre, sipariş tarihinden itibaren 7 gündür. Fatura yükleme oranınız belirlenen oranın altına düşerse 2 puanlık, yanlış ya da kötü niyetli fatura tespitinde 12 puanlık ihlal uygulanır; itiraz ihlal tarihinden itibaren 5 gün içinde panelden yapılır. E-arşiv kullanıyor olsanız da paket içinde faturanın en az bir nüshası ya da sevk irsaliyesi bulunmalıdır.

E-fatura mı, e-arşiv mi?

GİB’e göre e-Fatura uygulamasına kayıtlı mükellefler, birbirlerine sattıkları mallar ve ifa ettikleri hizmetler için düzenledikleri faturaları e-Fatura olarak göndermek ve almak zorundadır. E-arşiv fatura ise gerçek kişilere ve e-Fatura mükellefi olmayan firmalara düzenlenir ve e-posta ile iletilir; Trendyol’un rehberine göre e-arşiv düzenleyebilmek için önce e-Fatura mükellefi olmanız gerekir.

Tutar eşikleri konusunda dikkat: GİB’in e-Arşiv Hakkında sayfası vergi mükelleflerine 5 bin TL, nihai tüketiciye 30 bin TL eşiğini yazıyor; Trendyol Satıcı Bilgi Merkezi ise 2026 için daha yeni eşikler aktarıyor (bilanço esasında tutara bakılmaksızın tüm faturaların e-arşiv olması, e-arşiv dahil mükelleflerde 12.000 / 30.000 TL üzeri portal zorunluluğu). Bu rehber GİB sayfasında doğrulanmayan rakamları kesin kural olarak yazmıyor; mali müşavirinizle teyit edin.

Ön koşullar: mali mühür, e-imza ve GİB başvurusu

Tüzel firmalar mali mühür, şahıs firmaları e-imza kullanır. Mali mühür yalnızca Kamu Sertifikasyon Merkezi’nden alınır ve ödeme sonrası 7 gün içinde teslim edilir; kurulum yalnız Windows’ta yapılabilir. GİB başvurusu dijital.gib.gov.tr üzerinden İnteraktif Vergi Dairesi’nde “e-belge başvuruları” adımıyla yapılır; yararlanma yöntemi olarak “Özel Entegrasyon” seçilir ve başvuru 2–6 saat içinde onaylanır. Yalnız e-arşiv kesecek olsanız da başvuru şarttır.

Yol A: Trendyol e-Dönüşüm ile panelden kesmek

e-Dönüşüm, Trendyol’un özel entegratör iş birlikleriyle sunduğu elektronik fatura servisidir; sağlayıcılar arasında Dijital Planet, Trendyol e-Faturam, EDM, Bien ve QNB yer alır. Kurulum ücreti yoktur; kontör paketinin bedeli sonraki hakedişten düşülür. Faturayı tek tıkla, seçili siparişler için toplu ya da Fatura Ayarları’ndan otomatik kesebilirsiniz; e-Dönüşüm ile oluşturduğunuz faturaları Trendyol’a yeniden yüklemeniz gerekmez.

Siparişin tüm ürünleri iptal edildiğinde faturanın otomatik iptal edilmesi için ayar vardır; GİB’in e-arşiv iptal süresi 8 iş günü olduğundan işlem 7 gün içinde yapılır. Kesilen tüm faturaların mevzuata uygun olması satıcının sorumluluğundadır.

1. Firma türünüze göre mali mühür (tüzel) ya da e-imza (şahıs) edinin.
2. GİB’e e-Fatura başvurusu yapın; yararlanma yöntemi olarak “Özel Entegrasyon” seçin (2–6 saat onay).
3. Satıcı Paneli’nde Finans > e-Dönüşüm’den sağlayıcı ve kontör paketini seçin; aktivasyonu 7 gün içinde tamamlarsanız 100 kontör hediye edilir.
4. Fatura Ayarları’nda “Otomatik Fatura Kesme” ve iptal durumunda otomatik iptali açın.
5. Haftada bir Sipariş & Kargo ekranında “Faturası Olan Siparişler” filtresiyle eksikleri kontrol edin.

Yol B: kendi entegratörünüzle kesip Trendyol’a yüklemek

EDM, Sovos, eLogo gibi kendi entegratörünüzle fatura kesiyorsanız faturayı Trendyol’a iki yolla iletirsiniz: Sipariş & Kargo ekranındaki “Fatura Yükle” düğmesi (her paket numarasına özel) ya da API. API’de fatura linki için seller-invoice-links servisi kullanılır ve linkin 10 yıl boyunca erişilebilir olması gerekir; fatura dosyası için seller-invoice-file servisi pdf, jpeg ya da png kabul eder, dosya en çok 10 MB olabilir ve ileri tarihli olamaz. Mikro ihracatta fatura numarası ve tarihi zorunludur.

Yekuna’da e-fatura entegrasyonu, kataloğundaki entegratörlerle (EDM, Sovos, eLogo gibi) sipariş verisini belgeye çevirir ve belgenin durumunu sipariş kaydında izler; Trendyol’a yükleme adımını bu rehberdeki yollardan biriyle tamamlarsınız. Hangi entegratörlerin bağlanabildiği e-fatura entegrasyonları sayfasında yazar.

Trendyol’a kesmeniz gereken faturalar

Desi itirazı, karşılamalı kupon ve sistemsel düzeltme gibi kalemler için Trendyol’a fatura kesmeniz gerekir. Bunlar Finans > Fatura Listeleme > “Trendyol’a Kesmem Gereken Faturalar” ekranında listelenir; tutar “Beklenen Fatura Tutarı”na eşit olmalı, açıklamada yalnızca fatura kodu yazılmalıdır. 20 TL üzerindeki kalemler talep edilir; yıl sonuna kadar kesilmeyenler iptal olur.

Sık sorulanlar

Faturayı kargoya koydum, panele de yüklemem gerekir mi?

Evet. Trendyol’a göre kargo içine fatura ekleseniz bile faturayı yükleme yöntemlerinden biriyle Trendyol’a iletmeniz gerekir.

Trendyol faturası kaç gün içinde kesilmeli?

Sipariş tarihinden itibaren 7 gün içinde kesilip sisteme yüklenmelidir.

Şahıs firmasıyım, mali mühür almam şart mı?

Hayır. Trendyol’un rehberine göre şahıs firmaları e-imza kullanır; mali mühür tüzel firmalar içindir.

Sipariş iptal oldu, faturayı ne yapmalıyım?

Henüz kesilmediyse kesmeye gerek yoktur. Tüm ürünler iptal edildiyse fatura iptal edilebilir; e-Dönüşüm’de otomatik iptal ayarı vardır ve işlem 7 gün içinde yapılır.

Fatura yüklemezsem ne olur?

Fatura yükleme oranınız belirlenen oranın altına düşerse 2 puanlık, yanlış ya da kötü niyetli faturada 12 puanlık ihlal uygulanır.

İlgili sayfalar